Introducción
Al igual que el capitán en un barco, el gerente debe tomar de manera permanente decisiones para guiar de forma efectiva a la organización hacia los mejores puertos posibles. Debe dirigir y coordinar los equipos de personas y por supuesto los recursos, frente a cada nuevo reto que aparece en el camino.
Contar con el conocimiento, las técnicas y las estrategias es fundamental para solucionar y encontrar salidas a los retos que se presentan, pero conocer el funcionamiento de la planta, tal como el capitán conoce de técnicas de navegación, es fundamental, pues solamente el capitán conoce la capacidad de su barco y los recursos con los que cuenta para enfrentar diversas situaciones.
Decisiones
Debe contar con información sólida, rápida y veraz; no sea que aparezca un iceberg en el camino; sin embargo debe tener en cuenta que demasiada información puede conducir al ahogamiento en términos de tiempo y conllevar a malas decisiones; no resulta útil conocer cuál era la canción que interpretaba la banda o que se servía en el restaurante en ese instante…
El balance correcto debería permitir al gerente el acceso inmediato de cualquier evento o información que resulte valiosa, y al mismo tiempo deberá contar con información efectiva para realizar una acción que resulte valiosa.
El equipo entero de personas debe ser parte en la toma de decisiones, una determinada acción puede otorgar beneficios para el área administrativa, pero no necesariamente para el área de producción o RRHH. Las acciones deben satisfacer a todas las divisiones en términos de obtener beneficios que sean reales a todas las áreas de la Organización esto sustentado en la misión o avance hacia la visión de la compañía.
La información
La información es el pilar para forjar las acciones del gerente, proviene principalmente de las áreas de producción, administración, financiera, ventas y la dirección general. Es la materia prima para la toma de decisiones, los reportes deben ser realizados por personas que brinden la veracidad, la uniformidad y sobretodo la sencillez necesarias para el actuar, resaltando los detalles más importantes que permitan apoyar las bases estratégicas.
En la práctica son diferentes supervisores quienes detallan como evolucionan los planes de inversión, las ventas, la operación o los ingresos, en reportes que muchas veces se convierten en los padre nuestros de cada viernes. Mucha información que podría ser valiosa se pierde en tablas y a pesar de ser ser eficaces para la operación, no son útiles a la hora de establecer tendencias. Veamos un ejemplo:
En una planta, las ventas cayeron por baja producción. El gerente recibe información que hubo demoras en la entrega de materia prima por parte de proveedores. Sin embargo pequeños cortes de energía, retardaron la producción por el arranque de la maquinaria, que resultaron impactantes a la hora de iniciar los procesos. Si se fuera más riguroso, se podría observar que siempre que existen estos eventos de origen eléctrico, los despachos sufren colapsos a causas completamente diferentes a la inicialmente asociada (los proveedores). Contar con la información completa conlleva a decisiones efectivas y reales para la administración sin afectar las relaciones con los socios estratégicos.
Veamos otro ejemplo:
Desde el área financiera se observó que el consumo de energía ha aumentado cerca de un 17%, esta unidad informa a la gerencia del este cambio, y con gran frustración el jefe de producción desconoce el origen de tan alto costo, más cuando la planta consume cerca de 24.000kWh/mes. El gerente muy molesto por la situación decide hacer un llamado a su “jefe de máquinas”. Después de mucho tiempo, la gerencia prescinde de sus servicios. Si la gerencia realizara un cruce correcto de variables Kg de producción vs kWh de consumo, se habría dado cuenta que la producción se incrementó cerca del 22%, lo que implica que no solamente el jefe de máquinas hacía las cosas correctas, sino que las hacía bien!!!
Valorar cada decisión con información adecuada es la mejor acción, pues genera buenas prácticas solucionando la causa desde la raíz de diversos problemas. El pilar para la efectividad del rumbo de la empresa depende de generar buena información y del cómo afectan todo tipo de eventos el funcionamiento ideal de la compañía.
Herramientas como PHVA, mezcladas con herramientas de análisis de información, y tecnologías de eficiencia extrema e ISO 50001, permiten llevar de forma vertiginosa a la empresa a proyectarse como una organización de clase mundial. Aproximémonos a cada una de estas herramientas:
El ciclo PHVA
Japón tuvo que levantarse rápidamente después de la segunda guerra mundial, su industria colapsada requería pasos agigantados para resurgir. Contando con el apoyo de Edward Deming, se realizaron cientos de iteraciones de mejora continua (acciones gerenciales) bajo el denominado ciclo Deming o ciclo PHVA en la industria base del nuevo país. Estas iteraciones permitan mejorar uno a uno todas las aristas de las compañías a cargo de científicos e ingenieros japoneses los JUSE para recuperar el país en el menor tiempo posible. Los resultados hoy en día son visibles ante el mundo, y es que alcanzar la perfección implica conocer y solucionar de manera efectiva y permanente los errores, por lo que el registro y medida durante las etapas de planear (P), hacer (H), verificar (V) y actuar (A) son los pilares de las empresas de clase mundial.
La base de la administración de la calidad Total – TQM, reside en el reconocimiento de todos los factores que puedan afectar las estadísticas de mejora o soporte de cada proceso al interior de las compañías.
Así que como el plan de mejora permanente del ciclo DEMING que permite la mejora continua desde 1950, otras herramientas fomentan las buenas prácticas gerenciales de cara a un mundo más veloz y competitivo.
Mundo Digital
Durante lo transcurrido de la cuarta revolución industrial, en la que el mundo está más conectado, las transacciones de información resultan asombrosas. Son millones de bytes que si se están utilizando de forma adecuada e interpretados de manera consistente se tendrá una oportunidad significativa de mejora, tal como lo realiza el capitán de nuestro velero, que conoce las características del mar y del viento, así como de las funcionalidades que proporciona la misma nave para saber cuando y cómo izar las velas.
Cada minuto 2700 millones de personas envían mas de 200 millones de correos electrónicos y 2 millones de consultas en internet (más información en tiempo real en http://www.worldometers.info/es/).
Si toda la información conocida tanto al interior como del entorno pudiese emplearse como insumo para la alta administración, sería posible tomar acciones efectivas que permitan iniciar elocuentemente varios ciclos PHVA y lograr la excelencia.
Sistema de Eficiencia Extrema
La información puede obtenerse de manera periódica mediante sistemas colectores, que a diferencia de la información tomada y tabulada por personal, es independiente evitando pérdida o corrupción de datos, reduciendo el tiempo en la toma de datos y generando reportes que permiten concentrarse en las variables que son imprescindibles para la gerencia, aun cuando no se tenían en cuenta en un principio.
Energía, gas, agua, materia prima, eventos, RRHH, financieros y toda la información interna de la compañía debe monitorearse, medirse y analizarse para corroborar el ciclo PHVA
Un sistema de eficiencia extrema, permite de forma silenciosa, constante y sobretodo verificable, relacionar la data que puede ser invisible como en el ejemplo de la baja de producción, sus eventos y sus causas.
Una simple lectura diaria, no permite inferir la realidad, mientras que un supervisor permanente (cada 5 min, p.e.) permite que los valores de muchas variables, sean supervisados y cruzados con otros datos producidos. Esta información en conjunto con los datos de calidad, producción y financieros, permiten herramientas versátiles que permitirán al gerente ver cuáles acciones son relevantes, urgentes o importantes.
ISO 50001
Para mejorar las decisiones,es necesario realizar una evaluación de las unidades producidas contra los consumos de materia prima. ISO 50001 inicia generando la linea base que se define como la producción en función de la energía.
La línea base permite establecer dónde están las oportunidades de mejora continua, y los errores que no deben reproducirse en el futuro.
En el esquema mostrado, los puntos grises que se encuentran sobre la linea, son eventos no favorables y que tienen un potencial de ahorro, si se logra implementar con las prácticas que han resultado en los puntos bajo de la línea.
Si cada evento se relaciona con cada punto relacionado y con cada activo de la compañía, se podrá visualizar con altísima certeza que es y que no favorable.
La eficiencia de la manta
Efiex es un sistema de Eficiencia Extrema, que combina PHVA, ISO 50001, y analiza el complejo de información generada al interior de la compañía tomando constantemente las variables de la organización y traduciéndolas en reportes que permiten la toma efectiva de decisiones sin mayores dificultades para cada unidad de la empresa, incluyendo la gerencia, producción, y finanzas, para evitar gastos innecesarios, sobrecostos y guiando el desempeño basado en las oportunidades de la organización por un camino sostenible en el tiempo.
Procesos de análisis
Las decisiones finalmente son respuestas a las oportunidades (buscando mejorar el desempeño de la producción) y las amenazas (por lo general eventos adversos no contemplados durante la operación) por medio de la toma de acciones, el análisis de opciones y por supuesto los objetivos de las compañías.
Oportunidades para su potencialización y la mitigación de las Amenazas.
Finalmente, las decisiones serán de dos tipos: 1. Programadas: si estas se han contemplado con anterioridad o se ha mantenido dentro del historial que pueda referirse a eventos del pasado. Por ejemplo, el mantenimiento programado de algún equipo. 2. No programadas: Referidas a situaciones inusuales, en las que no existen reglas ni guías para tomas de decisiones nuevas. Estas decisiones son basadas bajo el juicio, experiencia e intuición de los gerentes. Por ejemplo ¿Debe nuestra compañía invertir en nueva tecnología?
En ambos casos el proceso de análisis obliga a tener información detallada de los eventos, conocer posibles escenarios, sus costos y sus consecuencias en términos de tiempo.
Igualmente la acción tomada, debe:
Registrarse, con el fin de contemplar la efectividad del plan, y su posible uso en el futuro y Evaluación.
El modelo clásico realiza frente a los eventos:
1. Lista de alternativas y consecuencias
2. Ordenar según su efectividad cada alternativa de menor a la mayor
3. Seleccionar la mejor alternativa, nunca una solución parcial o de paños de agua tibia.
En este proceso, se asume que toda la información posible está disponible para el gerente, que puede procesar toda lo realmente importante y que entiende el curso futuro dado a la compañía con la decisión tomada.
Si la información es incorrecta, o esta no puede ser procesada será riesgosa.
Información incompleta y alcances limitados, conllevan a que muchas decisiones no puedan ejecutarse de forma idónea, las competencias del personal deberán por lo tanto ser específicas o realizadas por un experto, al igual que la toma de datos para nutrir la base del análisis.
Cultura: Modificar nuestros hábitos de consumo, emplear menos iluminación aprovechando al máximo lo que el medio ambiente nos provee, bajar un piso antes de pedir el ascensor, caminar, no dejando equipos conectados como cargadores, stereos en stand by, aires acondicionados y otras muchas acciones que resultan muy importantes a la hora de reducir costos.
Tecnología: Emplear fuentes alternativas de energía (por ejemplo paneles fotovoltaicos), iluminación LED, motores de alta eficiencia, paredes con aislamiento térmico, switches para independizar grande áreas, APPs que permitan verificar el consumo y control (como dispositivos de domótica para control remoto y registro de las variables).
Control: Una vez se observen las ventajas y la reducción efectiva con medidas simples de ahorro, es fundamental para trazar las políticas organizacionales, que los cambios sean mantenidos en el tiempo, si bien las acciones efectuadas proveen un buen insumo para economizar, el tiempo puede encargarse de echarlo todo atrás. El control permite observar si existen incrementos injustificados por factores culturales, de daños o tecnológicos.
Eficiencia?
El cambio de los hábitos cotidianos, el uso de todas las formas disponibles de energía y las tecnología disponibles, permiten crear eficiencia energética.
El ahorro energético genera sostenibilidad en materia de costos, productividad en materia de ahorro, y además le dan la ventaja al mundo para retardar los daños por la huella humana.
La eficiencia sólo se puede establecer si la producción vs la energía consumida se incrementan día a día, deben cruzarse permanentemente los datos del área financiera con los de planta, y observar cada variable, que pueda ser importante para la gestión.
Sistemas como Efiex, permite identificar de manera temprana problemas y oportunidades, validando de forma comparativa el desempeño de la organización, frente a segmentos similares y primordialmente con la misma organización.
Provee información y herramientas para tener a mano la información de las mejores alternativas para mejorar la competitividad y de la mano de empresas expertas y otros usuarios resolver situaciones comunes.
Permite la interacción y la evaluación de diferentes áreas, incluyendo el área productiva, la financiera y la administrativa, de forma que la opinión de los expertos siempre se tendrá en cuenta, aún cuando ciertos grados de información no hayan sido contemplados.
Permite implementar el ciclo PHVA, para plantear la acción, realizar el seguimiento de su realización, verificar los resultados, y analizar el plan ejecutado para implementarlo o modelarlo a futuro.
Resumen
Para obtener las acciones o los planes propuestos, evaluar los pasos con juicios bien sustentados y sobre todo las evaluaciones realistas, se debe contar con el apoyo de los diferentes líderes, establecer estadísticas de todos los elementos que hacen parte de la organización, registrar, comparar y medir si la acción tomada ha sido o no eficaz, tomar la información específica según sea el caso o situación a evaluar, son el fundamento esencial para que el capitán lleve a buen término la navegación de la compañía.